Kvůli práci není čas na práci
Odpovídání na emaily, sezení na nekonečných poradách, na kterých se neubráníte myšlence, že to, co se probíralo, mohlo být naprosto klidně vyřešeno e-mailem, vyplňování tabulek, pročítání firemních newsletterů, máme pokračovat? Seznam úkolů, které pracovní život přináší, paradoxně znamená, že velkou část našich pracovních dnů trávíme plněním béčkových úkolů, aniž bychom vykonávali ty, o které jde v naší práci především. Než se k nim dostaneme, jsme unavení, rozmrzelí, úkoly se nám kupí a vede to k tomu, že v nás hromada práce, kterou neustále tlačíme před sebou, vyvolává úzkost a časem i čím dál častější vyhoření.
21 hodin týdně
Takzvané upírské úkoly nám mohou zabírat až 21 hodin týdně, což je při úvazku 40 pracovních hodin více než polovina doby, kterou v práci trávíme. Šílené? Zcela určitě. Jde s tím něco dělat? Při troše dobré vůle ano. Odpovědí je lepší plánování času, stanovení skutečných pracovních priorit a osekání času, který trávíme tím, co nás zdržuje. Dobře funguje stanovit si pracovní rozvrh. Den předem si rozplánovat den na hodiny a určit si, v kterých hodinách se budete věnovat prioritním úkolům a které si vyhradíte na nevyřešené resty a administrativu. Přes tento rozvrh ale nejede vlak – dokud nesplníte to, co máte stanoveno v kalendáři, je nutné odložit všechno ostatní.
Největší upír? Meetingy
Upírem, který nejvíce vysává náš fond pracovního času a energie, jsou schůzky. Je prokázáno, že pokud by se čas, který jim věnujete, zredukoval na tři dny v týdnu, produktivita práce by se zvýšila o 73 %, zatímco stres by se snížil o 57 %. Klíč k tomu, aby schůzky byly efektivní? Musí být rychlé a soustředěné. Jakmile se natáhnou na hodinu a půl, protože každý ze zúčastněných chce přispět do pléna svým názorem a nebo pokud se hovor rozplizne do roviny soukromých hovorů, je těžké udržet jejich efektivitu. Pokud jsou meetingy dobře vedené, jsou tím nejlepším způsobem, jak rychle a efektivně propojit všechny zúčastněné strany, rychle rozdat úkoly a vyřešit problémy. Bohužel je mnoho schůzek zbytečných nebo špatně organizovaných.
4 tipy, jak zlepšit efektivitu schůzek
- Ujasnit si, jestli je nutné se scházet. Jde to vyřešit přes e-mail, nebo je nutné se sejít? To je základní otázka, která by měla zaznít předtím, než svoláte schůzku. Meetingy většina lidí považuje za zloděje času, protože jim během jejich trvání utíká čas, který potřebují k plnění své práce. Meetingy svolávejte pouze tehdy, kdy jste absolutně přesvědčení, že jsou jediným možným a nejlepším řešením.
- Pozvat správné lidi. Čím více lidí se do meetingu zapojí, tím méně produktivní bude. Ten, kdo meeting organizuje, musí přemýšlet o tom, co chce na schůzce vyřešit a koho na ni pozvat. Dopředu si rozmyslet, kdo může přispět k nalezení řešení nebo posunutí konverzace kupředu.
- Připravit si předem obsah schůzky. Účastníci schůzky, pokud je to možné, by měli dopředu vědět, čeho se bude týkat, aby se na ni mohli připravit. Na schůzce už se pak mohou řešit konkrétní problémy, protože se dopředu připraví fakta, údaje a argumenty. Zefektivní se tím nejen čas strávený na schůzce, ale opadne i nutnost se scházet podruhé, protože napoprvé ještě nikdo netušil, o co se bude jednat a nebyl připraven.
- Omezit trvání na půl hodiny. Vzhledem k tomu, že po 25 minutách upadá naše pozornost, jsou schůzky delší než půl hodiny ztrátou času. Pokud budou všichni vědět, že na schůzku mají přesně vymezenou půlhodinu, od začátku se budou soustředit na její klíčové body a čas se nepromrhá zbytečným tlacháním.
Zdroj: ELLE.com/es
